Sådan kan du arbejde med klima og miljø i dine møder

Transport

Overvej, hvordan dine deltagere kommer rundt mellem de forskellige steder, der indgår i arrangementet.

Kan noget af transporten foregå til fods? Kan offentlig transport eller samkørsel være en mulighed? Og kan aktiviteter og mødesteder planlægges, så behovet for transport mellem dem bliver mindre?

I Herning kører bybusserne på el. Gør det nemt for deltagerne ved at informere om mulighederne for offentlig transport og linke til relevant information på jeres hjemmeside.

I kan også overveje at koordinere samkørsel fra lufthavne eller andre ankomststeder.

Mad og drikke

Tal med jeres mødevenue om mulighederne for at sammensætte menuen med fokus på for eksempel økologi, sæsonvarer, lokale råvarer og retter med et mindre indhold af kød.

Overvej også, hvordan I kan planlægge mængderne, så der ikke bestilles mere mad end nødvendigt. Et løbende opdateret deltagerantal kan gøre det lettere for venue eller restaurant at tilpasse indkøbene.

Ved buffeter kan I overveje, om portionsanretning eller en tilpasset buffet passer bedre til arrangementet og antallet af deltagere.

Server gerne vand fra kander frem for individuelle plastikflasker.

Når I anbefaler restauranter til deltagerne, kan I også fremhæve steder, der tilbyder lokale råvarer, økologiske retter eller et udvalg med flere grøntsagsbaserede retter.

Pynt og indretning

Tænk over, om pynt og materialer kan bruges igen ved et kommende arrangement.

I kan for eksempel vælge planter i potter, som kan anvendes flere gange, eller blomster, der er i sæson.

Skal deltagerne have en pose, kan en stofpose være et alternativ, som efterfølgende kan bruges igen.

Overvej også, om engangsservice kan erstattes af flergangsløsninger. Tal med jeres venue om mulighederne og om, hvordan den praktiske håndtering af service og opvask kan tilrettelægges.

Kommunikation og markedsføring

Gør kommunikationen digital, hvor det passer til arrangementet. Et program kan for eksempel stilles til rådighed via en hjemmeside eller en app frem for at blive trykt.

Når materialer skal printes, kan I undersøge mulighederne for papir med relevante certificeringer, eksempelvis FSC. Overvej samtidig, om materialet kan udformes, så det kan bruges igen ved et senere arrangement.

Bestil kun det antal materialer, der er behov for. I stedet for at lægge en kuglepen ved hver plads kan I samle skriveredskaber og andre kontorartikler ét sted, så deltagerne tager det, de har brug for.

Navneskilte, keyhangere, roll-ups og andre skilte kan også udformes med genbrug i tankerne. Undgå for eksempel årstal og andre oplysninger, som gør materialerne sværere at anvende igen.

Bed deltagerne om at aflevere keyhangere efter arrangementet, så de kan bruges igen.

Brug eventuelt evalueringen til at spørge deltagerne, hvilke konkrete tiltag de synes kunne være relevante ved fremtidige møder.

Oplevelser på destinationen

Overvej at besøge steder som fx Birk eller Brande bys gavlmalerier, hvor du kan opleve kunsten og en bid af destinationens historie, hvor tekstilindustrien boomede fra starten af 1900-tallet og frem til 1980’erne. Kunsten i Brande er fra 1960’er og frem og fortæller om lokalt initiativ og drivkraft. Læs mere om Kunstlandet

Du kan også bestille en guidet byrundtur til deltagerne, hvor historien om bl.a. tekstilfabrikanterne og kunsten kommer til live.

Brug naturen omkring dit mødevenue til at afholde walk n talks, teambuilding-aktiviteter eller aftenhygge ved bål. Drøft de forskellige muligheder med dit mødevenue.

(Med inspiration fra https://medarbejdere.au.dk/administration/kommunikation-test/konference-og-arrangementer/baeredygtige-tiltag)